CARA MEMBUAT SURAT DINAS DI WORD

Bagian-Bagian Surat Dinas

Surat dinas merupakan salah satu bentuk komunikasi resmi antara instansi atau perusahaan dengan pihak eksternal. Dalam surat dinas terdapat beberapa bagian yang perlu diperhatikan agar surat dapat disusun dengan baik dan jelas. Bagian-bagian tersebut antara lain judul surat, pengirim, penerima, tanggal, nomor surat, lampiran, perihal, isi surat, dan penutup. Dalam artikel ini, kita akan membahas lebih detail mengenai bagian-bagian surat dinas dan fungsinya.

1. Judul Surat

Judul surat merupakan baris pertama yang ada di surat dinas. Judul ini biasanya berisi tentang perihal surat atau tujuan dari surat tersebut. Penggunaan judul surat yang jelas dan singkat akan membantu penerima surat untuk memahami isi surat dengan cepat. Sebagai contoh, judul surat dapat berupa “Permohonan Bantuan Keamanan” atau “Pemberitahuan Rapat Bulanan”.

2. Pengirim

Bagian pengirim surat dinas berisi informasi mengenai instansi atau perusahaan yang mengirim surat. Informasi yang biasanya tercantum di bagian pengirim adalah nama instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Pengirim surat perlu memastikan bahwa informasi pengirim yang tercantum benar dan lengkap agar penerima surat dapat menghubungi pengirim jika diperlukan.

3. Penerima

Pada bagian penerima surat dinas, terdapat informasi mengenai pihak yang dituju atau penerima surat. Informasi yang biasanya tercantum adalah nama penerima, jabatan, instansi atau perusahaan, alamat, nomor telepon, dan email. Pada bagian ini diperlukan kejelian dalam mencantumkan informasi penerima surat agar surat dapat sampai ke tujuan dengan tepat.

4. Tanggal

Bagian tanggal surat dinas menunjukkan tanggal dibuatnya surat. Hal ini penting untuk mengetahui waktu surat tersebut dikirim dan juga sebagai acuan dalam mematuhi batas waktu pengiriman atau pelaksanaan dari surat tersebut. Format penulisan tanggal yang umum digunakan adalah “DD/MM/YYYY”, misalnya “22/03/2022”.

5. Nomor Surat

Nomor surat dinas merupakan identitas unik yang diberikan pada setiap surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau perusahaan. Dengan adanya nomor surat, surat dapat ditemukan dan dilacak dengan mudah jika diperlukan. Nomor surat biasanya terdiri dari kombinasi angka dan huruf, misalnya “SP/001/BD/2022” dengan format “Nomor Urut/Tanggal/Bulan/Tahun”.

6. Lampiran

Bagian lampiran pada surat dinas berisi daftar dokumen yang dilampirkan bersama surat. Hal ini bermanfaat untuk memberitahu penerima surat tentang dokumen-dokumen yang harus diperhatikan atau dijadikan acuan dalam menjawab surat. Penyertaan lampiran juga dapat memperkuat argumen yang disampaikan dalam surat.

7. Perihal

Perihal surat dinas berisi tentang isi utama atau tujuan dari surat tersebut. Bagian perihal umumnya berupa kalimat singkat yang menjelaskan maksud utama surat. Perihal yang jelas dan ringkas akan membantu penerima surat untuk memahami inti dari surat sebelum membacanya secara keseluruhan.

8. Isi Surat

Isi surat dinas merupakan bagian yang paling penting dan menjelaskan informasi atau pesan yang ingin disampaikan oleh pengirim surat. Isi surat perlu disusun dengan jelas, terstruktur, dan logis agar pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan baik oleh penerima surat. Penggunaan paragraf dan kalimat yang singkat, padat, dan mudah dimengerti akan memudahkan penerima surat untuk membaca dan memahami isi surat.

9. Penutup

Bagian penutup surat dinas berisi kalimat atau paragraf terakhir yang menunjukkan penutupan atau kesimpulan dari surat tersebut. Penutup surat biasanya berupa kalimat seperti “Demikian surat ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih” atau “Mohon untuk dapat segera ditindaklanjuti, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih”.

Kesimpulan

Surat dinas memiliki beberapa bagian yang perlu diperhatikan agar surat dapat disusun dengan baik dan jelas. Bagian-bagian tersebut antara lain judul surat, pengirim, penerima, tanggal, nomor surat, lampiran, perihal, isi surat, dan penutup. Dalam menyusun surat dinas, penting untuk menggunakan bahasa yang jelas, singkat, dan padat agar pesan dapat diterima dengan baik oleh penerima surat. Dengan memahami bagian-bagian surat dinas dan cara penulisannya, diharapkan pengguna dapat menyusun surat dinas yang efektif dan profesional.

Sampai jumpa di artikel menarik lainnya!